Şirketlerde görünmeyen kahramanlar departmanı idari işler
Şirketlerde görünmeyen kahramanlar departmanı idari işler
Bir önceki yazımızda idari işler sorumlusu ne iş yapar veya idari işler departmanın görev tanımı nedir? sorularının cevabını belirtmiştik.
Bu yazımız ise daha sade ve anlaşılabilir olması açısından ”farkındalık” sağlanması amacı ile yazılmıştır. Ve sadece idari işlerin organizasyon konusu işlenmiştir.
Şirketlerde görünmeyen kahramanlar departmanı idari işler
Kısa bir tanım yapalım: İdari işler bir şirketin ihtiyaç yükünün hafifletilmesi için şirket içerisinde kurulmuş bir departmandır. Bu departmanda çalışanlar idari işler sorumlusu, idari işler uzmanı, idari işler bölümü yetkilileri veya idari işler elemanı olarak sınıflandırılır. Tüm bu şemanın içinde ise amir ve şefler de bulunur. Tabi bu şirketin büyüklüğüne ve iş hacmine göre değişir. Bu şirketin büyümesiyle ilgili paralel bir durum olduğu için, her departmanda olduğu gibi alımlar da bu ihtiyaçlara göre yapılır.
Öncelikle idari işler bölümünün çalışma mantığı şirket içerisinde ki harcamaları ayrıştırmak, minimize etmek kısacası şirketin harcama giderler konusundaki istek ve talepleri en doğru şekilde karşılayarak şirketin büyümesini sağlamak.
Çoğu şirketlerde idari işler personelleri kısıtlı veya sınırlı sayıda tutulur.
Bu sadece bir kısmı idi.
Diğer kısımları ise; idari işler iş bölümü olarak adlandırabiliriz.
*Şirket içi organizasyonların sağlanması
Örneğin: 80-100 arası çalışan bir şirkette, şirket içi çalışan herhangi birisinin doğum günü kutlamasında neler olacağını kısaca anlatalım.
Diyelim ki şirkette satış departmanından bulunan birisinin o gün doğum günü. Şirketi ise kendi personeline değer verme prensibini ilke edinmiş bir kuruluş var sayalım.
Bu kişinin doğum gününün kutlanması ve ona hediye alınması için bazı organizasyonların yapılması gerekir. İşte idari işler departmanın organizasyon kısmı burada ön plana çıkıyor.
Örneğin kişiye doğum günü hediyesi olarak bir çiçek alınması veya söylenmesi gerekiyor. İlgili yerleri arayarak o çiçeğin o personele gelmesini sağlamak.
Keza doğum günü çikolatasının gelmesi gerekiyor aynı şekilde bu çikolatanın şirket içerisine gelme sürecinin tamamlanması gerekir. Bu süreçten üst düzey yöneticilerde geçiyorsa orada biraz sıkıntılar da olması an meselesi. Eğer ki değişen bir kadro veya değişen bir şirket politikası var ise; hediyeler de çikolatalarda, çiçeklerde ve bunların alındığı yerlerde sürekli değişir.
Tüm bu tercihlerin değişmesi idari işler departmanını gereksiz yere yoran bir süreçtir.
Örneğin; Çikolata muzlu mu olsun? Çilek mi sorunsalı?
O gün çikolatalı yoksa çilekli alınabilir mi?
Sipecial bir tercih nasıl olur?
O gün çalıştığınız yerle ilgili sorun yaşandıysa ne gibi yol izlenmeli?
Çiçekler ezilmiş bir şekilde geldi bu sorunu nasıl çözebiliriz
Üst düzey yöneticisi çikolataların bayat olduğunu söyleyip bir daha böyle bir yerle çalışılmaması için talimat verdi? Kimlerle nasıl çalışılmalı nasıl çikolatacı bulunmalı? veya aynı şekilde müdür çiçekleri beğenmedi başka yerden çiçek alın talimatını verdi nasıl bir yer bulmalı veya nasıl bir yol izlemeli…
İşte sevgili okuyucular çok ufak sorunlar gibi gelir hatta tabiri caizse ”devede diken” olarak adlandırabilir. fakat bu sorunlar yaşanmıyor da değil. Tüm bu süreçler idari işler organizasyon ve yönetim süzgecinden geçer.
Şirket içerisinde her bölümün kendi içerisinde farklı sorunları ve bu sorunları taşıyan farklı kişilikli olan insanlarda yok değil, var. Maalesef iş stresi ve iş yükü sebebi ile sorun yaşayan veya sorunları olan yöneticilerin de ufak tefek takıntıları olabiliyor. O gün çikolatalar veya çiçekler çok güzel olmuş ise beğenilmeme ihtimaline de sahip olabiliyor.
Analitik düşünmek
İşte idari işler bölümü burada devreye giriyor. Çünkü idari işlerin bir diğer görevi şirket içerisindeki bu tür durumlar yaşandığında, sorunsuz bir şekilde organizasyonunu sağlamak. En kısa süre içerisinde analitik düşünce ile sorunları minimize etmektir.
Bu süreçlerde soğuk kanlı olup panik atak olmamak en dikkat etmeniz gereken konu olmalı. Bu sadece işin organizasyon sağlama ile ilgili ufak bir kısmı.
İdari işlerin sağladığı organizasyon kısmı geniş kapsamlı bir konu ve çok önemli olduğu için de sürekli sizi ön planda tutar. Bu sebeple organizasyon konusunda çok dikkat etmenizi tavsiye ederim.
İdari işler ve organizasyon konusu biraz daha açalım
Yukarıdaki örneklerde şirkette çalışan bir personelin doğum günü organizasyonunu baz aldık. Tabi şirketlerde bu kısım bazen insan kaynakları bölümüne de devredilebiliyor. Fakat her ne kadar bu iş bölümü insan kaynaklarına aktarılmış olsa da ulaşım ve yer seçim konusunu yine idari işler departmanı işleyecektir.
Örneğin; Sipariş verdiğiniz pastahane kapalı veya o pastahane de eleman yok. O sırada siz sürücü personelinizi oraya gönderebilirsiniz.
Şimdi burada çok önemli bir sıkıntıyı dile getirelim:
Diyelim ki sürücü personelini başka yere gönderdiniz; ve şirketinizden de yol olarak uzaklaşmış. Bir üst düzey yönetimin doğum günü pastası da saat 16:00 da şirkette olması gerekiyor.
O sırada daha önemli bir işiniz varken; bir üst düzey yönetici pastasının 16:00 da şirkette olması için sürücüyü çok uzak veya alakasız bir yerden çevirebiliyorsunuz. O sürücü o pastaya ulaşmak için yol değiştiriyor ve ona yetişmek zorunda kalıyor. O sürücü ona yetişmek için acele ediyor, hız yapıyor vesaire.
İdari işler sürücüyü arıyor ve soruyor pastayı alabildin mi? ne yaptın yetişebilir misin? diye de sıkıştırabiliyor.
Şimdi şu soruyu sorabilirsiniz?
Başka pastahane mi yok? ürün başka yerden sipariş edilemez mi? niye şirketin sürücüsünü yoldan çevirip pastahane yönlendiriyorsunuz?
Bazı insanlar olasılıklara karşı risk almak istemiyor. Böyle bir durumda yaşanılabilecek herhangi bir problemde sorumluluk almamak açısından kendi sürücüsüne söyleyebiliyor ve maalesef bu mümkün olabiliyor.
Sorumluluk alamıyorsa orada ne işi var? demeyin. Bazen sorumluluk alanlarınız sizin inisiyatif alabileceğiniz alanlar içerisinde değil. Eğer ki sizi dinlemeyen bir yönetici ile çalışmak zorunda kalıyorsanız, sonuç odaklı çalışmanız varlığınızı sürdürebilme açısından daha kararlı olacaktır. Çünkü bu tür yönetimin olduğu yerlerde daima neden sonuç ilişkisi yaşanır ve ”Nasıl” kısmı daima devre dışıdır. O sebeple burada kişinin sorumluluk almama kısmı değil, kişinin neden inisiyatif kullanmadığını işlemek, o yerde çalışılan yöneticilerin de karnesini gösterir.
Bu tür acele işlerde sürücünün yoldan dönmesi veya o sürede yaşadığı vakit kaybının hiç bir önemi yok. Bu tür şeylerde her zaman sonuç önemli.
Pasta saat 16:00 da şirkete geldi mi? geldi.
E o zaman sorun yok. Nasıl geldiğinin de bir önemi yok.
Hatta bununla ilgili çok güzel bir söz söylenmiş: Yanılmıyorsam o söz şöyleydi; Kimse sizin denizde dalgalarla nasıl boğuştuğunuza bakmaz. Gemiyi karaya yanaşıp yanaştırmadığınıza bakar.
İdari işler ve organizasyon dipnotu:
Organizasyon; idari işler departmanın bir kolu veya bir bölümü. Bu bölümle ilgili sorunlar sıklıkla yaşanmakta. Yukarıda doğum günü ve bir pastahane örneği verdik.
Siz bunların içerisine Hotel, yemek, kutlamalar, yıl başı gibi aktiviteleri ekleyerek organizasyon şemasını da genişletebilirsiniz.
Bir şirkette çalışan sayısı ne kadar çok ise; o kadar farklı karakterler var demektir. Farklı huy, farklı tercihler, farklı kararlar, farklı görüşler de bunları doğuran sebeplerdir.
O sebeple bu tür organizasyonları yaparken kimin nasıl ve neyi beğeneceğini ve de neleri tercih edeceğini çok iyi bilmelisiniz. Bunu anımsamak sizin için çok asli bir görev olacak. Bilmeseniz bile en yakınına yaklaşmalısınız. Özellikle organizasyon gibi durumlarda bunları bilmek size büyük artı sağlayacaktır.
Örneğin; Bir otel organizasonu yaparken masa şekli, sandalye oturma düzeni, klimanın açısı, kimlerin klimalardan rahatsız olup olmadığını bilmek ve buna göre oturma düzeni sağlamak, kimlerin şekersiz çay içtiğini veya kimlerin çay içmediğini, çay yerine başka tercihler yapabileceğini ön görmek ve garsonlara ona göre talimat vermekte bu tür durumlar içerisinde yer alabiliyor.
Hadi canım oradan
Demeyin..
Özellikle organizasyon gibi durumlarda bu tür şeylere dikkat edilir. Örneğin otele gelecek yöneticilerin araç sıralanması bile şematik düzene göre yapılır. Otel yetkilileri kimin ne olduğunu bilmez. Daha önceden otele gidip fizibilite yapmak ve görevlilere kimin hangi tercihlerde bulunduğunu söylemekte yine sizin sorumluluk alanlarınızın içine de girebiliyor.
Şundan korkmayın
Tüm bunları idari işler mi yapıyor? gerçekten bu tür ince şeyler hiç bana göre değil. Gelemem öyle şeylere ben demeyin…
-Hayır sevgili okuyucular. Bu düzen her yerde böyle işlemiyor. Bu düzeni oluşturan sistem çalıştığınız yer ve prensipleridir. ve o yere bağlı yöneticilerin verdiği talimatlardır. Bu sistem ve düzen her yerde böyle işlemez.
Kimi yöneticiler var ki bu tür şeylerden hiç hoşlanmaz. Belki bu tür organizasyonların içinde bile yer almazsınız. Bu söylediğim veya anlattığım durumlar ”en uç’‘ şeyler. Yani siz kendinizi her zaman buna hazırlıklı tutun.
Zevkli mi? zevkli…
Tüm bunları gerçekleştirirken bir araya geldiğiniz insanlar, yemek yediğiniz elemanlar, gördüğünüz atmosfer, sürdüğünüz araçlar, kazandığınız deneyimler, yaşadığınız insan ilişkileri, kazandığınız öz güven, aldığınız sorumluluklar, yaşadığınız süreçler, tatmadığınız yemekler, düşünmediğiniz çözümler, geçirdiğiniz geceler…
Bunlarında gerçekten zevkli ve güzel bir tadı var. Ve en önemlisi güzel bir anısı var. Tüm bunları yaşarken de bir çözüm ve yönetim sürecinden geçiyorsunuz. Bu sizin iş hayatında yönetici olma konusunda hızla ilerliyor olmanıza katkı sağlayan en önemli süreçlerden birisidir. Aslında tüm yaşadığınız olumlu veya olumsuz süreçler, gördüğünüz o kodaman hayatlar ve kocaman yöneticiler içinde bulunduğunuz ortamlar, iş hayatındaki okulunuzun da bir sınav sürecidir.
Özet
Bu yazı da idari işlerin ufak tefek dahi bile olsa sorunlarla nasıl baş etmesi gerektiği bir ortamı sunduk. Bu sorunlar siz değerli okuyanlar çok ufak sebepler olsa bile şirket içerisinde sonuç ve neden ilişkisi bakımından son derece önemli bir konumda olabiliyor.
Son olarak sizi bu yazının uzunluğuyla pek sıkmamak açısından bir kaç şeyi daha özetlemek istiyorum. Bu yazıda idari işler departmanın ”Organizasyon” parametresini (kolunu) işledik.
3 başlık saydık.
*Doğum günü organizasyonu
*Hotel vb Organizasyonlar
*Neden Sonuç İlişkisi
Bir diğer yazımızda idari işlerin diğer görev ve tanımlarını sıralamıştık.
Bu yazımızda sadece idari işlerin organizasyon konusundaki yaşadığı kısa bir süreci dile getirdik. Bu süreçler en kısa ve en anlayabileceğiniz ifade ile dile getirilmiştir. İdari işler departmanının başlıca kuralları (yukarıda linkte) belirttiğimiz gibi tüm yerlerde hemen hemen aynıdır. Fakat organizasyon süreçler firmanın koyduğu kurallara veya prosedüre de değişkenlik sağlar. Yani idari işler departmanını büyük bir sorun olarak algılamayın.
Şirketlerde görünmeyen kahramanlar departmanı idari işler
Son olarak bu yazıyı mutlaka yöneticilerin veya iş verenlerin de okuyacağını düşünüyorum ve ekliyorum: Değerli iş verenler, yöneticiler, amirler, şefler, müdürler…
İdari işler departmanı gerçekten çok kapsamlı bir iş. Şirket içerisindeki büyümeyi kanalize ve kategorize ederek şirketin daha iyi yerlere gelmesini sağlamaktadır.
Bu sebeple her ne kadar bir satış personeli ne kadar önemliyse idari işler de o kadar önemli bir departmandır. Bu sebeple bu kişilerin yaşadığı ve geçirdiği psikolojik sorunları da ele alarak maaş şartları politikasını buna göre değerlendirmeniz en önemli ricam olur.
Ayrıca ilgili başlıklı blog yazımıza göz atabilirsiniz.
Şirketlerde görünmeyen kahramanlar departmanı idari işler departmanı olduğunu unutmayalım…
Bu yazıyı okuduğunuz için teşekkür ederim. Bu yazının devamını gelmesini istiyorsanız; Gürkan Duman‘a mesaj atmanız ve görüşlerinizi sunmanız yeterli.
Daha fazla blog içerikleri için bizi takip edebilirsiniz…
(Güncelleme: 08.11.2022)
[…] Şirketlerde görünmeyen kahramanlar departmanı idari işler […]