İdari işler departmanının görev tanımı nedir?

İdari işler departmanının görev tanımı nedir?
5 (100%) 3 votes

İdari işler departmanının görev tanımı nedir?


Bu yazımız da idari işler nedir? İdari işler departmanının görev tanımı nedir idari işler ne iş yapar?  gibi konuları ele alacağız. Öncelikle her şirkette olması gereken idari işler departmanın görev tanımı; şirket içerisindeki organizasyonu sağlayarak kuralları belirlemek. Bu kurallar neticesinde iş yerindeki ortamın ihtiyaç ve gereksinimlerine yön vererek, şirket içinde çalışanların taleplerini karşılayarak zaman ve iş yükünü azaltır. Bu sebeple her şirketin içerisinde bulunan idari işler departmanı bu tür süreçler de aktif rol alarak, aynı zaman da arka planda çalışan görünmeyen kahramanlardır.


İdari işler departmanının görev tanımı nedir?


Bu makaleyi ülkenizin dilini kullanarak okuyabilirsiniz.

İdari işler departmanının görev tanımı nedir?

İdari işler departmanın görev tanımı hemen hemen bütün şirketler de aynıdır. Ortak bir tanım verecek olursak idari işler departmanın başlıca sorumlu olduğu alanlar şunlardır.

Şirket içerisinde çalışan kişilerin veya toplulukların ihtiyaç ve taleplerini karşılamak. (Kırtasiye, mutfak gereçleri, çay, kahve vb)

Şirket araçlarından (filolardan) sorumlu olmak ve sorumlu olduğu araçlarla ilgili bilgi sahibi olmak.

Şirket araçlarının lastik, bakım, yakıt gibi giderlerinin çetelesini tutmak. Periyodik bakımlarını yaptırmak (Maliyetini hesaplayarak analiz  yapmak)

Servis araçlarından ve servis sürücülerinden sorumlu olmak. Güzergahlar konusundan bilgi sahibi olmak. Rotasyon ve yerleşim olarak coğrafi çalışmalar yapmak. Lokasyon belirlmek gibi süreçlerde aktif rol almak.

Şirket içerisinde kullanan gsm cep telefonlarının faturalarının takibini yapmak. Ve işe giren veya çıkan personellerden tutanak alacak şekilde teslimini yapmak veya teslim almak.

Mutfak personelleri, sürücüler, güvenlik elemanları gibi kişilerden sorumlu olmak.

Bakım, tadilat, tamirat gibi etkin süreçlerde aktif rol almak.  Herhangi bir yapılacak işlem konusunda bilgi sahibi olmak. Kendi bilgisini aşan bir durum söz konusu ise; ast üst ilişkileriyle ilgili iletişim kurduğu amirlerine  veya üst düzey yönetime konuyla ilgili bilgilendirmek / sunmak.

Yangın söndürme, yangın gereçleri, binanın  periyodik bakımları gibi süreçlerden bilgi sahibi olmak.

İçinde bulunduğu alan ilgili bir durumda  eğer ki sadece idari işler departmanına bakan bir kişi ise, satın almalar ile ilgili (Çay, kahve vb) giderler konusunda satın alma kategorisi hazırlayıp, satın alma departmanına sunmak.

Şirketin deposu var ise; depo ve stok konusunda bilgi sahibi olmak, bilgi dahilinde stok durumunu sürekli olarak kontrol etmek. Depoya giriş ve çıkış yapan malların çetelesini tutmak.

Kendi grubuna ait çalışan personellerin harcırah, kıyafet, yemek, izin gibi sürelerin alanlarından sorumlu olmak.

İzne çıkacak olan personellerin organizasyonunu yaparak herhangi bir iş yükünün artmayacağı bir şekilde düzen kurmak.

İlk yardım konusunda bilgi sahibi olmak.

Gibi önemli maddeler, idari işler departmanın olmazsa olmazıdır. Fakat bunların en başında; Araç filolarının yönlendirilmesi ve yönetilmesi. Bina bakımlarının yapılması, Güvenlik, temizlik, mutfak personellerinden sorumlu olması gibi alanların önemini en başta yer alması gerekenler olarak başa tutturabiliriz.


İdari işler departmanının görev tanımı nedir?

 

İdari işler departmanın bilinmeyen yönleri


İdari işler departmanın bilinmeyen yönleri

Çoğu mailler de ve cc’ler de gereksiz konular ve gereksiz kişiler eklenir. Bu departmana gelen her çağrı acildir ve bir an önce gerçekleştirilmelidir. Bu departman da eğer ki arkanızda duracak sağlam bir sorumlu yok ise herkes ile iyi geçinmeye çalışılır ki bu mümkün değil şikayet edilen tarafta olursunuz. Bu da farklı baskılara maruz kalmanızı sağlayabilir. Bu baskıları çoğu zaman işten çıktığınız zaman evinize taşıyabilirsiniz.

İdari işler bölümünün kapsayacağı bazı şeyler:

Baş da idari personeller; resepsiyon, çaycı şoför. Bunlardan sorumlu olursunuz.
Bina, bakım, tadilat, elektrik, tuvalet yani aklınıza her ne geliyorsa bu tür sorunlarla ilgili muhattap olmanız gereken departman yine idari işler departmanıdır.Bu departman gerekli tamircilerden tutun da gerekli ulaşım ağını sağlayana kadar ki süreçte her şeyden sorumlusudur..
Buna personellerin kullandığı servis de dahildir.

Bu servislerin güzergahları, dolululuk oranlar, bölge değişimleri, elaman eksikliği veya fazlalığı, aktarma gibi süreçler de yine idari işler vardır.
Ayrıca bu servislerin şoförlerin denetimin de tutun da davranış şekillerine kadar sorumludur.

Özellikle servis kullanan müdürler var ise kaprisleri diğer personellerden daha baskındır sürekli hızlı sürdü, yavaş sürdü , kornaya bastı, kalorifer ısıtmıyor gibi şikayetlerle meşgale olursunuz.
Keza bunları bayanları eklersek de daha fazla katılaştırmış oluruz. Bu departman tamamen iletişim departmanı olmak üzere sorun çözme odaklı çalışır. Bu bölümü yöneten kişiler kesinlikle insanlar arası iletişimi iyi olması gerekmekte olup, analitik düşünceye sahip olması gerekmektedir.

Örnek veriyorum tesisatı patladı seni yalnız bırakmayacak gece 12 de dahi olsa her hangi bir telefonunla gelebilecek sağ kolun gibi bir ekibi sahip olmanız gerekiyor.
Keza bu elektrik vb tesisatlar için de geçerlidir.

Bu sebeple insanlar arasında ilişkilerin çok iyi olmalı, onlara para ile değer vermek yerine saygınlıkla ve iş güvencesiyle değer kazandırmak gerekiyor.

Çünkü bu insanlar senin her türlü sorununu çözmek için varlar. Ha parasıyla değil mi kardeşim derseniz orada hata yapmış olur, yanılırsınız. Çünkü bu insanların mesleki eğitimleri var ve bir tek sizinle çalışmıyor. Siz onlara değer vermez iseniz yarın bir gün sizi iş konusun da asarlar.

Bu konuyu geniş tuttum ki genelde bakım ve tadilat durumlarında bu kişilerle irtibat kurarsınız.


İdari işler departmanının görev tanımı nedir?

 

İdari işler departmanının görev tanımı nedir?


İdari işler departmanının görev tanımı nedir?

Araçlarla da ilgili bir açılım demektir idari işler.

Her şirketin kendi bünyesinde barındırdığı şirket aracı veya havuz aracı diye adlandırdığımız kendi içinde bir filosu vardır.

Bunların lastik, bakım, hasar, yol da kalma durumun da aranacak ilk kişi sizsiniz. Yolda kalan kişi sigorta poliçesinde ki araç çekicinin numarasını aramak yerine sizi arar.
Ufak bir şey de lastik değiştirmez yine sizi arar.
Siz sürekli yönlendirmelerde yükümlüsünüz ve telefon trafiğini iyi yönetmeniz gerekmektedir.
Kısacası araç kiralamaları, sözleşmeleri, iadeleri, hgs, ogs gibi süreçler de yine etkin rolünüz vardır.

İdari işler departmanın sorumlulukları neler?

Bir diğer konu alt birim konumun da olduğunuz için ve herkes karşı sorumluluklarınız olduğu için herkesi mutlu etmek zorundasınız bu sebeple çoğu zaman ki süreçler de genel olarak şikayet mağduru olursunuz. 10 kez doğru yapın, 1 kez yanlış yapın eğer ki bazı departmanların taleplerini şahsi istek konusunda karşılayamazsanız ve bu kişi size daha önceden cephe almış kişi ise, karşılayamazsanız, talebiyle ilgili cc’ler bir üst konuma eklenir. Bir üst konum sizin arkanızda durmanız gerekirken size hesap sormaya çalışarak içinde çalıştığınız bölümün aslında ne kadar tehlikeli ve temkinli olduğunu gösteren bir birim olduğunu belirtir. Yani yaşadığınız herhangi bir durumda haklı olarak olumsuz bir tarafta yer alıyorsanız, sizin haklarınızı savunan bir üst yönetime ihtiyacınız var demektir.

Bu tür belirtiler idari işler departmanında size işte kalma konusunda güvence vermemiş olup, kararsızlık ve paranoya olma hissine sürekler.

Bu ne demek oluyor?

İş konusunda ki güvensizlik demek, ileriye dönük herhangi bir hayalinizi gerçekleştirememek demek. Yani; bir işe güvenip bir araç sahibi olamıyorsunuz demek. İşte bu süreç idari işler departmanında daha fazla yaşanılması gereken bir süreç olduğu için bir adım daha güvensizliğe yakınsınız. Tabiri caizse koltuğu sakat bir bölümün adıdır. Çünkü herkesi memnun etmek gibi bir anlayış hakim. Özellikle personel sayısı yüksek yerlerde  durum daha fazla aktiflik üstlenir.

İdari işler kapsamlı bir iştir.

Yaptığınız iş o kadar geniş kapsamlı bir iş ki kesinlikle yanlışı kabul etmeyen bir birim. illaki yanlışlıklar olacak fakat o yanlışlıkların nereye çekildiği ve nerede durdurulduğu  önemli. Bazı kişiler bunu şahsi kararları çerçevesinde değerlendiriyor ve bu duruma kişiselleştirilmiş kararlarını ekleyebiliyor. Eğer söz konusu durum böyle ise işin içine ego, bastırılmamış duygular, deyim yerindeyse kuyu kazma olayı giriyor. Burada size cephe alan kişi, kuralları çiğneyip  yaptığınız işleri hep olumsuz tarafından bakıyor, kaydediyor ve koz biriktiriyor. Bu bölümde gerçekten büyük bir kemik olmak istiyorsanız kesinlikle yetkileri olan bir müdür veya sorumlu veya elaman olmalısınız veya bu kişilerle çalışmalısınız. Çünkü idari işler kapsamlı bir iş olduğu için kitlesel hitabınız kişileri memnun etmeye kuruludur.

İdari işler konusunda sabırlı olmak

Karar alma konusunda daha önce yaşadıklarınıza istinaden biriktiren bir tip değil korkusuz ve cesaretli olmalı hususunda sabırlı bir karaktere sahip olan bir kişilik olmalısınız. Olumsuzlukları kişiselleştirmek yerine yüzleşip, tecrübeye dönüştürdüğünüz de size geri dönüşüm olarak sağlanan bilgi, bir sonraki yapacaklarınızın en büyük çıtası ve basamağıdır.

Vereceğiniz kararların çoğun da kendi inisiyatifiniz dahilinde alacağınız kararlar olmalıdır. İdari işler departmanın bir kısmını inisiyatif ve sorumluluk alma alanlarını kapsar. Danışmak çok gereklidir fakat doğru kişilerle doğru zamanda. Bazı şeyleri danıştığınız zaman gelişmemiş firmalar da bu deneyimsizlik veya bilgisizlik olarak adlandırılır ki bu idari işler bölümü için mümkün bir seçenektir. Aslında bunun adı istişare etmek, yani danışmak, bilgi almak ve fikir sahibi olmak demektir. Bu kısımda herkesin yapması gereken genel bir kavram devreye giriyor. Buradaki kurallar her iş hayatında geçerli olan kurallara örnektir. Bu sebeple bilmediğiniz bir konuda yanlış yapmak yerine danışın. Danışmak, aldığınız riskten çok daha risksiz.

Ne yazık ki bazı firmalar ve iş verenler bunu bir an önce sonuç olarak görmek istediğinden ötürü, hemen olsun bitsin demeye getirmenizi bekler ve bu işleri doğru kişilerle, doğru zamanda paylaşmanız gerekirken, yanlış anlaşıldığınız bir tarafa kayarsınız.

Bunları neden açarak bahsettim. Çünkü bu bahsettiğim şeyler genelde bu bölümde, yani idari işler bölümün de gerçekleşmektedir.


İdari işler departmanının görev tanımı nedir?

idari işler hakkında bilmeniz gerekenler


İdari işler departmanının görev tanımı nedir?

Kısacası bu bölüm gerçekten zeka gerektiren bir bölümdür, analitik düşünce ister. inisiyatif ister.
Doğru zaman da doğru karar alma becerilerinizin olmasını destekler.
İdari işler Tecrübe ister.
İdari işler Görsel zeka ister.
İdari işler Düşünce gücü ister.
İdari işler iyi bir insan ilişkisi ister.

Bu saydıklarım kadar bir o kadar saymadıklarım da var. Fakat eğer ki bu bölümle ilgili ilgi duyulan söz konusu bir tecrübe edinme yolu olarak rehavet edilirse devamını getireceğimi belirtmek isterim.
Daha fazla güncel blog yazılarımızı takip etmeyi unutmayın…

SolarGezi

Solargezi Yöneticisi

Kimler Neler Demiş?

avatar
  Subscribe  
Bildir