İdari işler departmanının görev tanımı nedir?

İdari işler departmanının görev tanımı nedir?


Bu yazımız da idari işler nedir? İdari işler departmanının görev tanımı nedir idari işler ne iş yapar?  gibi konuları ele alacağız. Öncelikle her şirkette olması gereken idari işler departmanın görev tanımı; şirket içerisindeki organizasyonu sağlayarak kuralları belirlemek. Bu kurallar neticesinde iş yerindeki ortamın ihtiyaç ve gereksinimlerine yön vererek, şirket içinde çalışanların taleplerini karşılayarak zaman ve iş yükünü azaltır. Bu sebeple her şirketin içerisinde bulunan idari işler departmanı bu tür süreçler de aktif rol alarak, aynı zaman da arka planda çalışan görünmeyen kahramanlardır diyebiliriz.


İdari işler departmanının görev tanımı nedir?


Bu makaleyi ülkenizin dilini kullanarak okuyabilirsiniz.

İdari işler departmanının görev tanımı nedir?

İdari işler departmanın görev tanımı hemen hemen bütün şirketler de aynıdır. Ortak bir tanım vermek gerekirse, idari işler departmanın başlıca sorumlu olduğu alanlar şunlardır.

Şirket içerisinde çalışan kişilerin veya toplulukların ihtiyaç ve taleplerini karşılamak. (Kırtasiye, mutfak gereçleri, çay, kahve vb)

Şirket araçlarından (filolardan) sorumlu olmak ve sorumlu olduğu araçlarla ilgili bilgi sahibi olmak, bunların yönetilmesini ve yönlendirilmesi sağlamak. Örneğin; Satış personellerin araç ile ilgili taleplerini karşılamak gibi.

Şirket araçlarının lastik, bakım, yakıt gibi giderlerinin çetelesini tutmak. Periyodik bakımlarını yaptırmak (Maliyetini hesaplayarak analiz  yapmak  bu analizleri yönetime sunmak)

Servis araçlarından ve servis sürücülerinden sorumlu olmak. Güzergahlar konusundan bilgi sahibi olmak. Rotasyon ve yerleşim olarak coğrafi çalışmalar yapmak. Lokasyon belirlmek gibi süreçlerde aktif rol almak.

Şirket içerisinde kullanan gsm cep telefonlarının faturalarının takibini yapmak. Ve işe giren veya çıkan personellerden tutanak alacak şekilde teslimini yapmak veya teslim almak.

Mutfak personelleri, sürücüler, güvenlik elemanları gibi kişilerden sorumlu olmak.

Bakım, tadilat, tamirat gibi etkin süreçlerde aktif rol almak.  Herhangi bir yapılacak işlem konusunda bilgi sahibi olmak. Kendi bilgisini aşan bir durum söz konusu üst yönetimden onay veya fikir almak.

Yangın söndürme, yangın gereçleri, binanın  periyodik bakımları gibi süreçlerden sorumlu olmak.

Satın alma taleplerini satın alma departmanına bildirmek. (çay, kahve,temizlik malzemeleri vb) ve depolardaki stok durumundan sorumlu olmak.

Organizasyonun sağlanması (tıkla)

Temizlik personellerinin, şoförlerin, güvenlik elemanlarının kıyafetlerinden sorumlu olmak.

Şirketin deposu var ise; depo ve stok konusunda bilgi sahibi olmak, bilgi dahilinde stok durumunu sürekli olarak kontrol etmek. Depoya giriş ve çıkış yapan malların çetelesini tutmak.

Kendi grubuna ait çalışan personellerin harcırah, kıyafet, yemek, izin gibi sürelerin alanlarından sorumlu olmak.

İzne çıkacak olan personellerin organizasyonunu yaparak herhangi bir iş yükünün artmayacağı bir şekilde düzen kurmak.

İlk yardım konusunda bilgi sahibi olmak.

Yukarıda saydığımız maddeler tüm idari işler personellerini kapsamayabilir. Bu şartlar şirketin ve iş verenin genel kavram kurallarına göre değişen maddelerine göre de değişim sağlayabilir. Ayrıca tüm bunlar tek bir personelin sorumluluğu adı altında olmamakla birlikte, bu sorumluluk alanları bir ekip işi gerektirebilir. Bu yüzden bu saydığımız maddeler sizleri korkutmasın. 


İdari işler departmanının görev tanımı nedir?

İdari işler departmanın bilinmeyen yönleri


İdari işler departmanın bilinmeyen yönleri

Çoğu mailler de ve cc’ler de gereksiz konular ve gereksiz kişiler eklenir. Bu departmana gelen her çağrı acildir ve bir an önce gerçekleştirilmelidir. Bu departman da eğer ki arkanızda duracak sağlam bir sorumlu yok ise herkes ile iyi geçinmeye çalışılır ki bu mümkün değil şikayet edilen tarafta olursunuz. Bu da farklı baskılara maruz kalmanızı sağlayabilir. Bu baskıları çoğu zaman işten çıktığınız zaman evinize taşıma riskini de beraberinde getirebilir.

İdari işler bölümünün kapsayacağı bazı şeyler:

Başta idari personeller; resepsiyon, mutfak personeli, güvenlik elemanı, şoför. Bunlardan sorumlu olursunuz.
Bina, bakım, tadilat, elektrik, tuvalet yani aklınıza her ne geliyorsa bu tür sorunlarla ilgili çok içli dışlı olursunuz.

Şirket içinde arıtma su kullanılıyorsa;  suların bakım, onarım, kartuş değişimi gibi süreçlerinden de sorumlu tutuluyorsunuz. Buna binaen bu suların raporları / suların ph analizleri gibi konuları kapsayan süreçlerle ilgili müdürlüklerden alınan raporları da çerçeveletip su sebillerinin üstüne asmak zorundasınız. Bu işlem her 6 ay veya 1 senede düzenli yapılmaktadır.

OGS – HGS- Taşıt Tanıma, Hasar Kaydı gibi süreçlerden sorumlu olmak.

Kullanılan şirket araçlarının OGS – HGS taleplerini karşılamak, Araçların bakım temizlik onarımlarını kontrol etmek, kiralanan araçlarla ilgili kiralanan firmalarla iletişim sağlamak, Araç teslimi öncesi veya sonrası son durumlarının kontrollerini yapmak. Herhangi bir gözden kaçan hasar veya eksilik var ise teslim etmeden önce eksikliklerini giderilmek. (Bu tür durumlarda kiralık firmaları araçlarla ilgili eksikliklerden dolayı fatura kesebiliyor) Eğer ki kiralık firma sahipleri veya sorumluları ufak tefek hasarlar için tamir gerek duymuyorsa, onlardan bunlara gerek duyulmaması ile ilgili yazılı olarak mail adresi ile teyit almak.

Bankalar arası OGS – HGS limitlerini belirlemek. Keza aynı şekilde şirket araçlarının taşıt tanıma sistemlerinin takibini yapmak. Sökülmesi, takılması gibi süreçlerden (sürücüler) aracılığı ile sorumlu olmak.

Genel olarak kiralama firmaları sizlere araç teslim ederken üzerinde TSS (taşıt tanıma sistemi olmaz) bunu siz ilgili yakıt firmaları ile anlaşma yaparak yetkili benzin istasyonlarında bulunan elektro teknisyenler aracılığı ile taktırılabilir. Bu sebeple ilgili araçların kiralama süreleri dolduğunda tekrar sökülmesi ve ilgili akaryakıt firmalarına teslim edilmesi gerekir. Aksi taktirde TTS araç üzerinde sökülmeden gidilirse ve unutulmaz ise akaryakıt firmaları bunları size fatura edebilir. Bu sizin yapmış olduğunuz anlaşmalara göre de değişim sağlayabilir.

Araç satış noter işlemleri evraklarının hazırlanması

Her ne kadar bu iş ”Satın alma derpartmanının” sorumluluğu altında olsa da araçlarla ilgili süreçlerde sizin yetkinliğiniz olduğu için bu sürece idari işler departmanı da tabi tutulabilir. İlgili aracın noter satış işlemleri için evrakların hazırlanarak yönetime imza atılacak şekilde sunulması sizin sorumluluk alanınız olabilir.

Tadilat tamirat bakım personelleri ile aranızı iyi olmalıdır

Tamir, bakım, tadilat gibi işler; en aktif olacağınız iş arasında yer alır. Bu sebeple sizi mahcup etmeyecek kişilerle çalışmanız iş yerinizdeki statünüz bakımından son derece önemli bir durumdur. Sizi mağdur ve mahcup etmeyeceğiniz kişilerle çalışmanız; hem verim, hem zaman, hem de iyi ilişkiler kazandıracaktır.

Burada dikkat etmeniz gereken hususlardan birisi;

*Kimseye yapamayacağından fazla iş yükü yüklememek.

*Çok özel olmadığı sürece dışarıdan çalıştığınız kişileri belli saat sonra arayıp rahatsız etmemek

*Basit bir problemi telefon ile çözecekken kişiyi iş yerine çağırmak sizin için kötü bir durum olabilir.

*İş yerinize çağıracağınız (dışarıdan hizmet aldığınız) kişilerin iş yerinize yakınlık veya uzaklık mesafeleri ayarlanmalı.

*Herhangi bir tadilat veya tamirat konusunda öncelik olarak uzaktan yardım almayı ve elinizden gelebiliyorsa sizin yapmanızı tavsiye ederim. Örneğin: Tuvalet musluğunun birisi açık kalmış. Onu kapatmak yerine, onun kapatılmasını sağlamak için akşam saat 23:00 de bakım elamanını çağırmak mantıksız bir hareket olabilir.

*Basit problemleri öncelik olarak sakinlikle çözmeyi deneyebilirsiniz. Teknik personeli belli zaman dilimlerinin dışında iş yerinize çağırmadan önce, ona soracağınız soruları ve metinleri daha önceden hazırlayın.

İdari işler sorumlusu hakkında bilmeniz gerekenler

*Eğer ki acil bir durum söz konusu değilse ertesi güne bırakarak teknik personellerinin işlerini sonraki plana atabilirsiniz. Bazı panik üst yönetim müdürleri vardır ki… Felaket tellalı. Bir an önce olsun bitsin minvalinde davranır ve sorumluluğu kendi üzerinden atmak ister. Siz bu müdürlerin isteklerine karşı idari işler sorumlusu olarak son derece tutarlı ve sakin davranın. Üst yönetimin sizden istemiş  talep ve doğrultuları karşınızdaki insanın anlayacağı bir şekilde filtreleyin. Ve bunu yaparken de sizin neler yapıp yapamayacağınızı analiz ederek tutum sağlayın.

*Tadilat ve tamir bakımlarda size en çok yardımcı olabilecek personeller; Elektrikçi, Klima Tamircisi, Tesisatçı, Temizlikçi. Eğer ki bu hizmetleri dışarıdan alan bir firmanız var ise bu kişilerle aranızı her zaman iyi tutmanız gerekir. ‘‘Ben para kazandırıyorum, Onlara para veriyorum onlar bu işi yapmak zorunda” gibi söylemlerle kendi egonuzu tatmin etmenize hiç gerek yok. Bu kişilerle kuracağınız ikili ilişkiler sizi zor durumlarda kurtarabilir.

*Sorumluluk: Bu tür durumlarda herhangi basit bir şey için soru sormak ve kendi korktuğunuz şeyden ötürü karşı tarafa istenilmeyen bir şeyle ilgili teyit ettirme metodunu uygulayarak işin içinden sıyrıldım demek son derece yanlış bir çözüm / tutumdur. Örneğin; 100/100 bildiğiniz bir soru hakkında karşı tarafa güvenerek ondan teyit almak. O konu hakkındaki bilginin netliğinden sizi çizginin dışında tutar. Yani ben bu işten eminim ama suç bende olmasın en azından bir şey olursa, karşı tarafa sordum bana böyle dedi diye deyip suçu karşı tarafa atmak, insiyatif alma yetinizi zayıflatır. Eğer ki eminseniz şüphe duyduğunuz için değil, bilgi tekrarlılığı veya yanlış anlaşılmaması için yapıyorsanız o konuda bir sözüm yok.

İdari işler departmanının görev tanımı nedir?

*Tadilat tamirat bakım personelleri ile konuşma yaparken, onların anlayabileceği teknik bir dil ile konuşmak, konuşulanların veya anlam ifadesi taşıyan şeylerinde yanlış anlaşılmamasını sağlayabilirsiniz. Bunu sorunsuzca gerçekleştirmek için, Yapacağınız işlemler konusunda bilgi sahibiniz olmanız gerekir. Nasıl mı? Örneğin: Şirket içerisinde bir lamba yanıp sönüyor ve siz bunu düğmeden kapatamıyorsunuz ve bunun için bu lambanın bağlı olduğu panoyu / paneli bulmak istiyorsunuz fakat bununla ilgili hiç bir fikriniz yok. Hemen yapmanız gereken o pano hakkında bilgi sahibi olan elektrikçiyi aramak olur. Fakat daha önce elektrikçiden panolar hakkında bilgi alsaydınız ve bunu not etseydiniz böyle bir şeye gerek kalmayabilirdi. Hangi panonun hangi şartelin bağlı olduğu lambaların altına kağıt ile numaralandırmak elbette sizin işiniz değil. Fakat siz bunu ekstra olarak yaptığınızda problemi araya 2. kişiler araya girmeden çözmenizi sağlar ve size zaman kazandırır. Aynı şekil de su boruları veya tesisat kanallarının nereden geçtiğini bilmek de size artı sağlar.

 

İdari işler departmanının görev tanımı nedir?

İdari işlerle ilgili bazı sıkıntılı süreçler:

*Yolda araç kaldığı zaman (özellikle satış departmanında bayan personeller çalışıyorsa) ki genelde bayan personeller bu tür durumlarla ilgili bilgi sahibi olmadığından ötürü aranacak ilk kişilerden birisi sizsiniz. Sizde bağlı olan şoförleri ilgili yerlere yönlendirerek kordine sağlayabilirsiniz.

*Kaza, arıza veya herhangi bir olayda yine aranacak kişilerden birisi sizsiniz.

*Lastik patlamaları gibi durumlarda yine aranabilirsiniz.

 

İdari işler departmanının görev tanımı nedir?


 

İdari işler departmanın sorumlulukları neler?

İdari işler maalesef ama maalesef arkasında durulacak bir meslek değil.

Bazı şirketlerde süreç profesyonel işlenmiyor. Yani kurallar ve şartlar üst yönetiminin es geçtiği şeyler olabiliyor.

Bunu şöyle açıklayalım:Alt birim konumun da olduğunuz için ve herkes karşı sorumluluklarınız olduğundan dolayı herkesi mutlu ve memnun etmek zorundasınız. Tamam; bir satış personelinden daha fazla yoruluyor ve iş yapıyorsunuz fakat bir satış personeli sizden daha değerli bir konumda olabiliyor.

Bu sebeple çoğu zaman ki süreçler de genel olarak şikayet mağduru olursunuz. 10 kez doğru yapın, 1 kez yanlış yapın eğer ki bazı departmanların taleplerini şahsi istek konusunda karşılayamazsanız ve bu kişi size daha önceden cephe almış biri ise eğer. ve bunları karşılayamazsanız, daha önce karşılanmamış istek ve talepleri ile ilgili cc’ler bir üst konuma eklenir.

Bir üst konum sizin arkanızda durmanız gerekirken size hesap sormaya çalışarak içinde çalıştığınız bölümün aslında ne kadar tehlikeli ve temkinli olduğunu gösteren bir birim olduğunu belirtir. Yani yaşadığınız herhangi bir durumda haklı olarak olumsuz bir tarafta yer alıyorsanız, sizin haklarınızı savunan bir üst yönetime ihtiyacınız var demektir.

Bu tür belirtiler idari işler departmanında size işte kalma konusunda güvence vermemiş olup, kararsızlık ve paranoya olma hissine sürekleyebilir. Bununla birlikte insiyatif alma ve karar verme mekanizmanızı yavaşlatabilir.

Böyle şirket ortamlarında ”genel güvensizlik” sizi ekonomik anlamda etkiler.

İş konusunda güvensizlik demek, ileriye dönük herhangi bir hayalinizi gerçekleştirememek demek. Yani; bir işe güvenip bir araç sahibi olamıyorsunuz demek. İşte bu süreç idari işler departmanında daha fazla yaşanılması gereken bir süreç olduğu için bir adım daha güvensizliğe yakınsınız. Tabiri caizse koltuğu sakat bir bölümün adıdır idari işler. (eğer ki sağlam firmada çalışmıyorsanız) Çünkü herkesi memnun etmek gibi bir anlayış hakim. Özellikle personel sayısı yüksek yerlerde  durum daha fazla aktiflik üstlenir.

İdari işler kapsamlı bir iştir.

Yaptığınız iş o kadar geniş kapsamlı bir iş ki kesinlikle yanlışı kabul etmeyen bir birim. illaki yanlışlıklar olacak fakat o yanlışlıkların nereye çekildiği ve nerede tutulduğu çok  önemli. Bazı kişiler bunu şahsi kararları çerçevesinde değerlendiriyor ve bu duruma kişiselleştirilmiş kararlarını da ekleyebiliyor. Eğer söz konusu durum böyle ise işin içine ego, bastırılmamış duygular, deyim yerindeyse kuyu kazma olayı giriyor. Burada size cephe alan kişi, kuralları çiğneyip  yaptığınız işleri hep olumsuz tarafından bakıyor, kaydediyor ve koz biriktiriyor. Bu bölümde gerçekten büyük bir kemik olmak istiyorsanız kesinlikle yetkileri olan bir müdür veya sorumlu veya elaman olmalısınız veya bu kişilerle çalışmalısınız. Çünkü idari işler kapsamlı bir iş olduğu için kitlesel hitabınız kişileri memnun etmeye kuruludur.

İdari işler konusunda sabırlı olmak

Karar alma konusunda daha önce yaşadıklarınıza istinaden biriktiren bir tip değil korkusuz ve cesaretli olmalı hususunda sabırlı bir karaktere sahip olan bir kişilik olmalısınız. Olumsuzlukları kişiselleştirmek yerine yüzleşip, tecrübeye dönüştürdüğünüz de size geri dönüşüm olarak sağlanan bilgi, bir sonraki yapacaklarınızın en büyük çıtası ve basamağıdır.

Vereceğiniz kararların çoğun da kendi inisiyatifiniz dahilinde alacağınız kararlar olmalıdır. İdari işler departmanın bir kısmını inisiyatif ve sorumluluk alma alanlarını kapsar. Danışmak çok gereklidir fakat doğru kişilerle doğru zamanda. Bazı şeyleri danıştığınız zaman gelişmemiş firmalar da bu deneyimsizlik veya bilgisizlik olarak adlandırılır ki bu idari işler bölümü için mümkün bir seçenektir. Aslında bunun adı istişare etmek, yani danışmak, bilgi almak ve fikir sahibi olmak demektir. Bu kısımda herkesin yapması gereken genel bir kavram devreye giriyor. Buradaki kurallar her iş hayatında geçerli olan kurallara örnektir. Bu sebeple bilmediğiniz bir konuda yanlış yapmak yerine danışın. Danışmak, aldığınız riskten çok daha risksiz.

Ne yazık ki bazı firmalar ve iş verenler bunu bir an önce sonuç olarak görmek istediğinden ötürü, hemen olsun bitsin demeye getirmenizi bekler ve bu işleri doğru kişilerle, doğru zamanda paylaşmanız gerekirken, yanlış anlaşıldığınız bir tarafa kayarsınız.

Bunları neden açarak bahsettim. Çünkü bu bahsettiğim şeyler genelde bu bölümde, yani idari işler bölümün de gerçekleşmektedir.


İdari işler departmanının görev tanımı nedir?

idari işler hakkında bilmeniz gerekenler


Ayrıca idari işlerle ilgili diğer blog yazımız yayınlandı

*Yeni blog yazısı: İdari işler görünmeyen kahramanlar…

Yukarıdaki yazıyı üstüne tıklayarak okuyabilirsiniz.

İdari işler departmanının görev tanımı nedir?

Kısacası bu bölüm gerçekten zeka gerektiren bir bölümdür, analitik düşünce ister. inisiyatif ister.
Doğru zaman da doğru karar alma becerilerinizin olmasını destekler.
İdari işler Tecrübe ister.
İdari işler Görsel zeka ister.
İdari işler Düşünce gücü ister.
İdari işler iyi bir insan ilişkisi ister.

Özetle: Yazdıklarımız sizi kesinlikle korkutmasın. Bu iş hayatı ve çıtayı yükselteceğiniz (dürüstlükle) yükselebileceğiniz en iyi iş kategorilerde yer alabilir. idari işler sorumlusu olarak yükselmek çok kolay. Bu işten müdür yardımcısı, müdür, genel müdür bile olabilirsiniz. Bu iş (alan) iş bulunması en kolay mesleklerden birisidir. Yani bu işi yapan kolay kolay işsiz kalmaz diyebilirim. Yukarıda saymış olduğumuzu maddeleri her şirket istemeyebilir. Bu maddeler iş verenlere göre değişim sağlar.Bu iş sevilerek yapılmayı gerektirir. Ve sakin bir yapı isteği doğurur. Özetle idari işler hayatınızda bir çok şeyle karşılaşmanızı sağlar.

Yazan: Gürkan Duman

Daha fazla güncel blog yazılarımızı takip etmeyi unutmayın…

SolarGezi

Solargezi Yöneticisi

5
Kimler Neler Demiş?

avatar
3 Comment threads
2 Thread replies
0 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
3 Comment authors
MelihSolarGeziHabib Recent comment authors
  Subscribe  
En Yeniler Eskiler Beğenilenler
Bildir
Habib
Ziyaretçi
Habib

Kalemine sağlık kardeş bir de hangi programları kullanırlar onu da yazsan süper olur tekrar emeğine sağlık

Melih
Ziyaretçi
Melih

İdari işler hakkında a’dan z’ye harika bir anlatım olmuş, çok teşekkür ederiz.

trackback
Şirketlerde görünmeyen kahramanlar departmanı idari işler | Blog Yazısı |

[…] önceki yazımızda idari işler sorumlusu ne iş yapar veya idari işler departmanın görev tanımı nedir? sorularının […]

Share via
Copy link